Meer dan ooit is er nu vraag naar welke mogelijkheden er zijn met betrekking tot het efficiënt online (samen)werken en communiceren. Hiervoor kun je gebruik maken van allerlei online tools. Als opleider van Virtual Assistants en ervaringsdeskundigen maken wij al jaren gebruik van dit soort tools.

Het online werken vraagt ook andere vaardigheden en skills van iedereen, maar zeker van secretaresses en managementassistentes die gewend zijn bij elkaar op kantoor te werken. Nu bij elkaar binnenlopen geen optie meer is veranderen veel zaken. Dit geldt zeker ook voor de communicatie met je manager, je team en elkaar.

Welles! Office Academy biedt de online Workshop ‘Efficiënt online samenwerken’ aan. Deze workshop bestaat uit 2 delen van elk 2 uur. In het eerste deel besteden we aandacht aan wat er ondertussen veranderd is en hoe je hierop snel kunt schakelen, zowel qua tools als qua samenwerking en de communicatie onderling.

Daarna ga je een week in de praktijk aan de slag met de tools en informatie die we je hebben aangereikt. In die week vragen we je jouw aha- en oh-kan-dat-ook-zo momenten te verzamelen alsmede zaken waar je tegenaan bent gelopen. Wat kan beter? Hoe zat het ook alweer met…… Tijdens het tweede deel van deze workshop komen we hierop terug en zetten we samen de puntjes op de i. Loop je echt vast? Dan proberen we je natuurlijk zo snel mogelijk op weg te helpen.

Deze opleiding kunnen wij ook in company uitvoeren. Neem contact op via info@wellesofficeacademy.nl of bel ons op 0172-263200. 

Snel kunnen schakelen

Als je online efficiënt wilt werken, maak je voor jezelf per dag een plan wat je die dag wilt gaan doen. Je stelt op basis hiervan je prioriteiten. Helaas houdt de rest van de wereld hier geen rekening mee. Onverwachte telefoontjes van je manager en/of team, spoedopdrachtje tussendoor, thuis iets aan de hand; er kan van alles gebeuren waardoor je je plannen bij moet stellen. Zorg zoveel mogelijk dat je die ruimte hebt en als het niet lukt om een afgesproken taak voor je manager en/of team af te hebben, overleg hier dan over. Je kunt beter eerlijk zijn dan je taak in haast afmaken en fouten maken.

Om snel te kunnen schakelen is het onder andere nodig dat je je virtuele werkomgeving zo efficiënt mogelijk inricht. Dit helpt om de vele afleidingen te kunnen negeren en bezig te blijven met waar je mee bezig was.

Tijdens de workshop zal aandacht worden besteed aan het efficiënt inrichten van de virtuele werkplek

Je beschikt over een groot probleemoplossend vermogen

Nu online werken echt aan de orde is, wordt het alleen maar belangrijker te kijken naar processen. Je zult geconfronteerd worden met zaken die niet lekker lopen of efficiënter kunnen. Zorg ervoor dat dit wordt aangepakt zodat je niet steeds tegen die zaken aan blijft lopen en het ook niet onnodig veel tijd blijft kosten. Dit helpt niet alleen jou, maar ook je manager en/of team.

Tijdens de workshop zal aandacht worden besteed aan welke processen er nu lopen, of daar efficiënter kan worden gewerkt en zullen we voorstellen doen hoe je deze beter kunt inrichten.

Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel

Je manager en/of team vertrouwt volledig op jouw kennis en kunde, ze laten zaken over in jouw vertrouwde handen, dus handel daar ook naar. Zorg bijvoorbeeld dat je zorgvuldig en veilig omgaat met alle gegevens die met jou worden gedeeld en zorg dat je je kennis op peil houdt, zodat je je werk goed, veilig en efficiënt kan uitvoeren.

Tijdens de workshop zullen we bekijken hoe het omgaan met en delen van gegevens op dat moment geregeld is en of daar verbeteringen in moeten worden doorgevoerd.

Inzicht in wat er nu speelt

Gezien het feit dat je elkaar nu letterlijk minder ziet en spreekt, is het heel belangrijk dat je inzicht hebt in wat er nu speelt en waar de prioriteiten liggen. Maak het daarom prioriteit dat je regelmatig overleg hebt met je manager. Op die manier kun je beter meedenken met wat er moet gebeuren en aanhaken waar jouw kennis en vaardigheden van pas kunnen komen. Ga vooral niet in de afwacht stand maar stel samen met je manager en/of je team prioriteiten per dag. Op de wat langere termijn zal het wellicht niet meer nodig zijn om dit dagelijks te doen maar wel regelmatig en vaker dan je tot nu toe gewend was.

Tijdens de workshop zullen we manieren bespreken om voldoende in contact te blijven met de managers en collega’s.

Communicatie

Waarschijnlijk is het zo dat je voorheen gewend was wekelijks een overleg met je manager en/of je team te hebben. Het is nu van belang te kijken naar de frequentie en de duur van deze overleggen die online plaatsvinden. Maak hierover afspraken met je manager en/of team en stel met het team prioriteiten in wat nu van belang is en stel andere zaken uit tot een later moment. Iedereen wordt nu geleefd door de waan van de dag. Het is daarom ook zeker belangrijk om te checken hoe iedereen erbij zit en wat er nodig is. Misschien zit iemand er doorheen of heeft het heel druk en kan hij/zij jouw hulp heel goed gebruiken.

Ook de omgangsvormen veranderen nu. Wees je ervan bewust dat deze situatie voor iedereen nieuw is en anders impact heeft. Misschien zit een collega thuis met kleine kinderen, waardoor hij/zij veel minder efficiënt kan zijn. Het is fijn als hiervoor onderling begrip is.

Dit is het ook het moment om te kijken hoe je pro-actief kan zijn. Daar waar je voorheen wellicht afwachtte op opdrachten vanuit je manager en/of je team, kun je echt van toegevoegde waarde om je manager en/of te ontlasten. Denk mee met wat er nu nodig is om het werk dat er ligt zo efficiënt mogelijk op te pakken.

Tijdens de workshop zullen we bespreken hoe je hier meer grip op krijgt.

Planning

Omdat je nu online veel aan het schakelen bent gedurende de dag, is het van belang dat je een goede planning voor jezelf maakt. Bepaal je doelen voor die dag en laat ruimte vrij voor onverwachte dingen. Op die manier kun je spoedvragen goed afhandelen zonder dat de rest van je werkzaamheden in het geding komt.

Tijdens de workshop zullen we manieren bespreken om de tijd effectief te managen.

Ontwikkeling

Plan, zeker nu, ook momenten voor opleiding en ontwikkeling in. Dit kan een uurtje zijn voor een interessant webinar, maar ook een hele dag voor een opleiding. Zeker nu er andere dingen van je worden gevraagd is het van belang dat je je hierin blijft bekwamen.

 

Tijdens de workshop zullen we, afhankelijk van de vragen, kijken naar hoe zaken geoptimaliseerd kunnen worden door middel van opleiding en ontwikkeling.  

Gebruik online tools

Tijdens de workshop zullen we verschillende online tools bespreken, waaronder:

  • programma’s om bestanden te delen;
  • veelgebruikte e-mail- en agendaprogramma’s;
  • tools voor overzicht van je taken en projecten;
  • online communicatiemiddelen.

Trainers 

Deze online workshop zal worden verzorgd door Mirelle Petit en Mariëlle Elsing van Welles! Office Academy en zal plaatsvinden via Zoom.

Mariëlle en Mirelle

Opzet 

  • Deel 1: 2 uur
  • Deel 2: 2 uur

Data 

Op de volgende dagen vindt de workshop online plaats:


April 1 2020

Deel 1: 16 april 2020 van 10.00-12.00 uur

Deel 2: 23 april 2020 van 10.00-12.00 uur


April 2 2020

Deel 1: 21 april 2020 van 10.00-12.00 uur

Deel 2: 28 april 2020 van 10.00-12.00 uur


Mei 2020

Deel 1: 7 mei 2020 van 10.00-12.00 uur

Deel 2: 14 mei 2020 van 10.00-12.00 uur


Juni 2020

Deel 1: 4 juni van 10.00-12.00 uur

Deel 2: 11 juni van 10.00-12.00 uur

Aantal deelnemers

Minimaal 5 deelnemers en maximaal 10 deelnemers.

Kosten 

Kosten: € 198,-, excl. 21% btw en incl. toegang tot online leeromgeving waar up to date informatie te vinden is.

Schrijf je hieronder in voor een van de Workshops ‘Efficiënt online samenwerken’